Iepirkumu vērtēšana

Iepriekš kritizēju plaši izmantotu iepirkumu vērtēšanas sistēmu. Kā tad īsti jāvērtē iepirkumi? Nezinu. Bet te pamēģināsim papētīt vienu iespējamo vērtēšanas modeli un tā piemērojamību dažādu iepirkumu vajadzībām.

Galvenais izaicinājums slēpjas tajā, ka kandidāti vienlaicīgi jāsalīdzina vairākās kategorijās. Protams, ja jāizvēlas tikai lētākais ēkas uzbūvētājs pēc viena skaitļa, tad tas ir elementāri. Bet, ja vēlamies ņemt vērā izmaksas vairākās pozīcijās? Ja nu vienas no izmaksām ir vienreizējas, bet citas — ikmēneša vai stundu darba?

Reālos iepirkumos ir vēl sarežģītāki scenāriji, kur blakus izmaksām ir arī jāsalīdzina termiņi, draudzīgums videi, piesaistīto speciālistu kvalitāte un pat potenciālie ienākumi kā tas ir, piemēram, apdrošināšanas iepirkumos. Kā apvienot šīs pozīcijas, kas atsevišķi ir viegli salīdzināmas?

Iepriekš iztirzāju, ko par šo tēmu ir sprieduši citi. No apspriestajiem modeļiem praksē vispielietojamākais šķiet tas, kurš ieteikts šajā rakstā.

Vērtēšana

Piedāvāju izmantot pavisam vienkāršu principu: katra pozīcijas jānovērtē ar vienu skaitli, kas atbilst šīs pozīcijas “ekvivalentajām izmaksām”. Tas ir — visas pozīcijas jānovērtē naudā. Šīs izmaksas saskaitot pa visām pozīcijām kopā, uzzināsim, cik tad dārgs ir konkrētais piedāvājums. To, kura kopējās izmaksas ir mazākās, atzīstam par konkursa uzvarētāju.

Ar dažām pozīcijām tas ir triviāli — ja pozīcija sastāv tikai no vienas cenas, tad tās arī ir šīs pozīcijas izmaksas.

Dinamiskākas pozīcijas kā uzturēšana darba stundas vai mēnešmaksas var novērtēt kopējās prognozētajās izmaksās — jāpareizina vienas vienības cena ar prognozējamo vienību skaitu.

Kvalitatīvās pozīcijas faktiski nozīmē, ka pasūtītājs ir gatavs par kādu neobligātu faktoru maksāt vairāk. Vai pieņemt kādu nepilnību, ja ir iespēja maksāt mazāk. Šādā gadījumā ekvivalentās izmaksas koriģēsim tām attiecīgi pieskaitot vai piereizinot kādu korekciju.

Bet precīzāk paskatīsimies pie piemēriem. Un tur arī padomāsim par sarežģītākiem gadījumiem.

Pamatojums

Šādā pieejā cenas pozīcijām būtu lineāra nozīme, līdz ar to daudzi no klupšanas akmeņiem pazūd automātiski. Saskaitīt šīs pozīcijas kļūst loģiski. Tiesa, kvalitātes kritērijos joprojām būs izaicinājumi, pasūtītājs var izvēlēties gan lineāras, gan nelineāras funkcijas. Un tas bieži būs arī loģiski, jo auto jaudā atšķirība starp 50 un 100 kW taču ir būtiski lielāka nekā atšķirība starp 250 un 300 kW. Sistēma, kur cenas loma ir lineāra, bet kvalitātes loma var būt dažāda, krietni labāk var atspoguļot dažādu iepircēju vajadzības.

Par to, kāpēc neder esošā sistēma, kur pozīcijas tiek nelineāri pārvērstas punktos tā, ka labākai cenai atbilst vairāk punkti, jau pamatīgi izrunājām.

Kāpēc nelineāra cenas loma ir slikta? Spied šeit, lai izvērstu īsu atgādinājumu!

Par sliktumu runāsim praktiski — aplūkojot konkrēto, Latvijā populāro iepirkumu vērtēšanas sistēmu. Ja pozīcijā Analīze kandidāta AS Lāga zeļļi piedāvājums ir būtiski dārgāks nekā kandidāta SIA Brāķis & co piedāvājums, tad vēl palielinot cenu šajā pozīcijā, AS Lāga zeļļi punktus vairs īpaši nezaudēs. Rezultātā kandidāts ir ieinteresēts sadārdzināt šo pozīciju, uz tās rēķina padarot lētākas pārējās pozīcijas.

	Analīze	Izstrāde	Uzstādīšana
Svars (max punkti)	20	20	20
Dalībnieks	Piedāvātās cenas
AS Lāga zeļļi	5000	50	50
SIA Brāķis & co	100	100	100
Zemākā cena	100	50	50
	Saņemtie punkti			Kopā	Vieta
AS Lāga zeļļi	0.40	20.00	20.00	40.40	1
SIA Brāķis & co	20.00	10.00	10.00	40.00	2

Gana patoloģiskos gadījumos kandidāts vienā pozīcijā cenu var audzēt praktiski neierobežoti un joprojām uzvarēt. Reālu iepirkumu analīzē novērtēts, ka pie mums populārajā vērtēšanas sistēmā 10.5% iepirkumu uzvarētājs varētu palikt tas pats arī sadārdzinot savu piedāvājumu veselas 50 reizes. Gluži kā tabulā virs šīs rindkopas — “Lāga zeļļi” taču uzvarētu liekot analīzes pozīcijā kaut vai ceturtdaļmiljonu.

Jā, aplūkojām arī citas tādu punktu sistēmas, kur mūsu sistēmas problēmas neizpaužas. Kāpēc izvēlēties tieši šo no dažādām sistēmām, kur vērtējums ir prognozējams un pat no dažām tām, kur cenas loma ir lineāra vai atšķirība starp kandidātu vērtējumiem ir lineāra? Mans galvenais arguments ir vienkāršība. Šī man šķiet vienkāršākā, paskaidrojamākā un definējamākā no tām sistēmām, kurās ir mazāk iebūvētu nepilnību un no riskie ir vieglāk izvairīties.

Turklāt arī citas punktu sistēmas, kur problēmu nav, ir absolūtas — arī tās prasa pasūtītājam pašam izdomāt atskaites cenas un citu parametru vērtējumus, ar ko salīdzinot pārrēķināt pozīciju piedāvājumus punktos. Bet, ja jau jāvērtē šā vai tā, tad piedāvāju, ka ar to arī pietiks — salīdzināsim šīs novērtētās izmaksas bez sarežģītiem pārrēķiniem punktos.

Protams, novērtēt uzturēšanas stundu sagaidāmo skaitu ir grūtāk nekā to nedarīt. Tomēr tas konkursa rīkotājam tāpat ir jāspēj, lai varētu prognozēt projekta budžetu.

Tāpat arī izteikt naudā kaut kādus kvalitātes kritērijus var šķist grūti vai pat nereāli. Tomēr šeit vienkāršā ceļa nav. Jā, varbūt grūti pateikt, vai drošības speciālists ar noteiktu izglītību ir viena tūkstoša vai piecu vērts. Bet, ja gribas šo kritēriju iekļaut konkursā, tad jāspēj novērtēt tā vērtību. Novērtēšanas nodošana haotiskām, nelineārām funkcijām nav risinājums.

Vēl varētu jautāt, kāpēc neizvēlēties kādu ordinālu (rangos balstītu) sistēmu, līdzīgi kā mēs darām vēlēšanās. Visvienkāršākais pretarguments ir apsvērums, ka ar ranžējumu pozīcijā nevar atspoguļot piedāvājumu kvantitatīvās atšķirības.

Ir arī citas problēmas. Izvērs šo nodaļu, ja teorijas tev vēl nav par daudz.

Teorētiski ordinālās sistēmas, kur katrā pozīcijā saranžējam kandidātus, pieliekam pozīcijām svarus un atrodam konsensus secību starp šīm secībām ir vilinošas. Ir taču zināms, ka šādas sistēmas (piemēram šī vai mans absolūtais favorīts ranžēšanas jomā) varētu novest pie konsensus ranga, kas pēc daudzām aksiomām ir visgodīgākais. Arī vēlēšanās parasti izmanto fundamentāli ordinālas sistēmas.

Tomēr ir vairākas problēmas:

Rangos balstītās konsensus metodes ir grūti sarēķināt. Ne tikai tai ziņā, ka aprēķini būtu grūti saprotami parastiem cilvēkiem, bet arī datoram grūti veicami. Atrast konsensus rangu parasti ir eksponenciāli sarežģīts uzdevums.
Tajās iegūstamie vērtējumi nav dalībniekiem prognozējami, ir grūti piedāvājumu pielāgot pasūtītāja prioritātēm.
Tām mēdz izpausties pašām savi paradoksi.
Kvantitatīvās pozīcijās (piem. cenās) taču ir būtisks ne tikai ranžējums, bet arī relatīvā atšķirība.

Praktiskie piemēri

Šeit aplūkosim dažus hipotētiskus un dažus anonimizētus iepirkumus no EIS. Paskatīsimies, kā tad būtu jāpielieto šeit piedāvātā sistēma.

Vienkāršas izmaksu pozīcijas

Ja iepriekšējā sistēmā mēs varējām novērot paradoksus pat piedāvājumos, kur kopējās izmaksas varētu izvērtēt, pozīcijas saskaitot, tad šeit tā nevarēs. Lūk, varat pārbaudīt, ka pēc cenu saskaitīšanas pieejas tas piedāvājums, kurš būs kopā lētāks, dabūs pirmo vietu. Tas arī ir pamatprincips.

Rindā “Aprēķins” redzama funkcija, pēc kuras no pozīcijas piedāvājuma $P$ sarēķināta šai pozīcijai ekvivalentā izmaksa. Vienreizējiem maksājumiem šī izmaksa ir vienāda ar pašu cenu.

	Analīze	Izstrāde	Uzstādīšana
Aprēķins	$P$	$P$	$P$
Dalībnieks	Piedāvājumi
AS Lāga zeļļi	200	50	50	← skaitļi tabulā ir labojami
SIA Brāķis & co	101	100	100
	Novērtējums ekvivalentajās izmaksās			Kopā	Vieta
AS Lāga zeļļi	200	50	50	300	1
SIA Brāķis & co	101	100	100	301	2

Finansiālās izmaksu pozīcijas

Pamēģināsim mazliet sarežģītākas funkcijas. Papildus divām vienkāršām cenu pozīcijām pieliksim arī uzturēšanu (cenu par mēnesi) un papildus darbus, piemēram, izmaiņu pieprasījumus programmatūrai.

Lai spētu novērtēt, cik tad mums tas kopā izmaksās, jāprognozē, cik mēnešus un cik stundas mums vajadzēs. Teiksim, ka līgumu slēdzam uz trim gadiem, tad mēneši būs 36. Bet stundas? Novērtēt grūti, bet nāksies. Godīgi skatoties nekā citādi šīs pozīcijas nozīmīgumu izvērtēt nevarēs. Piemēram, ja novērtējam, ka papildus darbi varētu prasīt vidēji 20 stundas mēnesī, tad gala vērtējums būtu šāds:

	Analīze	Izstrāde	Uzturēšana	Darbi
Aprēķins	$P$	$P$	$36 × P$	$720 × P$
Dalībnieks	Piedāvājumi
AS Lāga zeļļi	2000	20000	500	52	← skaitļi tabulā ir labojami
SIA Brāķis & co	2600	14000	550	60
	Novērtējums ekvivalentajās izmaksās				Kopā	Vieta
AS Lāga zeļļi	2000	20000	18000	37440	77440	1
SIA Brāķis & co	2600	14000	19800	43200	79600	2

Lūk, lai arī nācās mazliet padomāt, esam ieguvuši sagaidāmo izmaksu novērtējumus un konkursa rezultātu, kas dod priekšroku kandidātam ar zemākām izmaksām (ja viss noritēs kā plānots).

Rezultātā, atšķirībā no vecās sistēmas, mēs ne tikai redzam, kāds sanāk uzvarētājs, bet arī pilnībā saprotam, kā veidojies salīdzināmais skaitlis. Nevis tikai brīnāmies par kaut kādiem punktiem.

Kvalitātes kritēriji

Iepirkumos mēdz iekļaut tādus kvalitātes kritērijus kā noteiktas ISO sertifikācijas esamība vai kvalificēta projektu vadītāja klātbūtne. Aplūkosim gadījumu, kur pasūtītājs uzskata par vēlamu sertificēta projektu vadītāja esamību. Vecajā iepirkumu vērtēšanā tas nozīmētu, ka par šādas pozīcijas aizpildīšanu var saņemt papildus 5 vai 10 “punktus”.

Bet priekš kam tas labais projvads vajadzīgs? Uz to mums jāatbild, lai varētu viņu novērtēt naudā. Un uz to atbildēt ir jāspēj pasūtītājam, kas par to dod priekšroku konkursā!

Pieņemsim, ka iemesls ir pasūtītāja uzskats, ka šādu izpildītāju mazāk būs jāuzrauga un jāatbalsta. Pasūtītājam nāksies projektā gaitā veltīt mazāk savu darbinieku darba stundu, kuru kopējais apjoms novērtējams aptuveni 3000 eiro izmaksās. Tāpēc uzskatīsim, ka kandidāts ar projvadu (PV), radīs par 3000 eiro mazākas izmaksas nekā kandidāts bez tāda.

	Darbu izpilde	Projvads
Aprēķins	$P$	$-3000 × P$
Dalībnieks	Piedāvājumi
AS Lāga zeļļi	20000	0
SIA Brāķis & co	21000	1
	Novērtējums ekvivalentajās izmaksās		Kopā	Vieta
AS Lāga zeļļi	20000	0	20000	2
SIA Brāķis & co	21000	-3000	18000	1

Protams, tik pat labi varējām izmantot funkciju $3000(1-P)$ , kas nevis samazinātu SIA Brāķis & co piedāvājuma ekvivalentās izmaksas, bet palielinātu AS Lāga zeļļi piedāvājuma izmaksas par to pašu summu. Matemātiski starp šīm pieejām nav atšķirības.

Ko darīt ar termiņiem?

Kā vēl viens kvalitātes kritērijs reizēm tiek iesaistīts piegādes vai darbu izpildes termiņš. Šo es ieteiktu vispār neizmantot. Ja nu konkursa uzvarētājs nepagūst termiņā? Lauzt līgumu un sākt visu no sākuma, kad darbi gandrīz pabeigti būtu pilnīgi nesaimnieciski. Bet atļaut tālāku izpildi (kaut vai ar līgumsodu) būs netaisnīgi pret konkurentu, kurš termiņu novērtēja tādu, kādu būtu patiesi izpildījis un tāpēc zaudēja konkursu.

Ja pasūtītājam termiņš nav obligāts, bet ir tik vēlams, ka par to varētu samaksāt papildus, es iesaku paredzēt šādu punktu nolikumā un līgumā: ja piegāde tiks veikta tik un tik ātrāk, tad būs bonusiņš tik un tik naudiņas.

Finansiālās ienākumu pozīcijas

Tādi iepriekš āķīgi gadījumi kā apdrošināšana ar šo sistēmu kļūst ne tikai caurredzamāki, bet pat vienkāršāki. Mums atliek tikai novērtēt, cik daudz apdrošināšanas gadījumu mēs varētu sagaidīt. Piemēram, ja mūsu uzņēmuma ir 100 darbinieki un mēs domājam, ka vidēji viņi izmantos veselības apdrošināšanu par 10%, tad vērtēsim, cik mēs saņemam par 10 summām, atņemot sagaidāmo atguvumu no izmaksām.

	Cena	Apdr. summa
Aprēķins	$100 × P$	$-10 × S$
Dalībnieks	Piedāvājumi
AS Lāga zeļļi	550	4000	← skaitļi tabulā ir labojami
SIA Brāķis & co	500	4500
	Novērtējums ekvivalentajās izmaksās		Kopā	Vieta
AS Lāga zeļļi	55000	-40000	15000	2
SIA Brāķis & co	50000	-45000	5000	1

Šādam aprēķinam parādās labs blakusefekts — mēs redzam, cik daudz apdrošinātājs tiek plusos par pakalpojuma nodrošināšanu. Ar šo rezultātu mēs varam kontrolēt, vai mūsu pieņēmumi ir saprātīgi. Ja pēķšņi sanāktu, ka izmaksas šeit sanāktu negatīvas un apdrošinātājs paliktu mīnusos, tad būtu jāaizdomājas — vai nu mūsu vai apdrošinātāja novērtējumi sagaidāmajai apdrošināšanas izmantošanai ir bijuši aplami.

Gadījumos, kad apdrošinām retāku gadījumu (piemēram, ēkas apdrošināšana), sagaidāmā atmaksa jāreizina ar gadījuma varbūtību, kas būs mazs skaitlis. Jā, to novērtēt var būt grūti. Bet iepircējs, kas to nespēj novērtēt, nevar būt kompetents salīdzināt apdrošināšanas piedāvājumus ne ar vienu metodi.

Citas situācijas

Var būt arī gadījumi, kuros izmaksu korekcija nebūs pieskaitāma.

Ja jāvērtē vienības ar ierobežotu darba ilgumu, tad var cenu dalīt, vērtējot cenu par vienību gadā. Līdzīgi var būt arī citi gadījumi, kuros cenu var pārrēķināt uz cenu par “īsto” vienību, lai tas būtu tilpuma vai atmiņas vai vēl kāds skaitlis.

Nesen redzēju arī iepirkumu, kurā vērtēta iekārtas putekļu izturības klase. Šādā gadījumā iepircējam jāspēj izvērtēt, cik ļoti iekārtas pielietojamību un/vai ilgmūžību ietekmē klase un proporcionāli jāpareizina izmaksas (jeb jāpalielina vai jāsamazina tās par kaut cik procentiem).

Šajos visos gadījumos ekvivalento izmaksu funkcija no cenas (P) un kvalitātes (Q) būs nevis formā $P-bQ$ , bet $P(1-bQ)$ . Protams, piemēri ir vienkāršoti, praksē var būt vairāk faktoru un daži no tiem var attiekties tikai uz kādu no pozīcijām. Piemēram, kādam gala aprēķins var sanākt arī tāds:

a_1 P_1 + a_2 P_2 (1 - b_2 Q_2) + a_3 P_3 (1 - b_{31} Q_{31}) (1 - b_{32} Q_{32}) + S_4 + \ldots,

kur $a_i$ un $b_i$ ir attiecīgo vērtību svara koeficienti.

Lai arī sarežģīti iepirkumi joprojām būs sarežģīti vērtējami, man šie aprēķini izskatās krietni vienkāršāki, vieglāk izsekojami un pārbaudāmi nekā tagadējās zemāko cenu dalīšanas…

Atceries! Relatīvās korekcijas nav aditīvas. Ja tev viena pozīcija labo cenu par 10% un cita pozīcija arī par 10%, tad kopējais labojums nav 20% ;)

Riski

Izlasīji? Neuzķeries! Arī šāda sistēma nebūs ideāla. Jebkurā sistēmā iepircējam nepietiek uzskicēt vērtēšanas sistēmu un izsludināt konkursu. Ir obligāti jāmēģina arī modelēt iespējamie piedāvājumi pa pozīcijām un saprast, vai kādā pozīcijā nevar iestāties neparedzēta situācija. Pasūtītājam ir skaidri jāzina, par kādām piedāvājuma kombinācijām būs vienādi vērtējumi. Un jāsaprot, vai tie tiešām ir līdzvērtīgi pasūtītāja acīs.

Piemēram, veselības apdrošināšanas piemērā faktiski būs iesaistītas dažādas summas dažādiem pakalpojumiem. Lai tur nenokļūdītos ar vērtējumu kādā pozīcijā, būtu vajadzīgs konsultēties pie industrijas pārstāvjiem. Citādi var sanākt, ka kāds kandidāts spiedīs lielus skaitļus kļūdaini izsvērtā pozīcijā, bet cits nemaz nepieteiksies, jo uzskatīs izraudzītos svarus par pagalam neizdevīgiem.

Bet šai metodei es spēju saskatīt mazāk riskus un problēmas nekā citām. Un tu?

Publicēts 2023-01-27